Vikten av strukturerade stöddokument

Avskrivningsplaner och periodiseringslistor i Excel eller föredragen dokumentform måste vara byggda så att vem som helst som går igenom dokumenten kan förstå hur siffrorna uppstått.

Ostrukturerat fungerar bara ett tag

Ostrukturerade dokument fungerar oftast under kortare perioder, medan den som byggt dem fortfarande minns logiken. Men när stunden kommer för en överlämning, till exempel vid sjukdom, semester eller ett byte av ansvarig, faller viktiga detaljer lätt mellan stolarna.

Bygg för nästa läsare, inte bara för dig själv

Ett stöddokument bör gå att förstå utan att man behöver fråga den som skapade det. Tydliga kolumnrubriker, synliga formler och en logisk uppbyggnad gör stor skillnad när någon annan behöver kunna plocka upp arbetet.

Komplettera med rutininstruktioner

Tydliga dokument kompletterade med rutininstruktioner kommer gynna alla i det långa loppet. Det minskar risken för fel, sparar tid vid en granskning och gör verksamheten mindre sårbar när en enskild person inte är tillgänglig.